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La mejor historia clínica electrónica en salud

Onelia Greatty
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Cuando hablamos del “mejor” software para la atención médica no podemos dejar de reconocer que es una opinión matizada de nuestras experiencias o la de terceros. Aunque no todo lo que yo diga tiene que ser perfecto le cuento que como médico con afinidad al uso de sistemas informáticos he tenido en varias ocasiones la suerte de evaluar algunos programas de historia electrónica – incluso en algunos hospitales de Latinoamérica – y con ello formarme una opinión de cómo sería la aplicación para consulta médica que mejor cumpliría con mis necesidades en prestación de salud y las de mis pacientes. En base a ello elaboré este artículo para quienes quieran ahorrarse el tiempo de obtener ciertas conclusiones.

En la búsqueda de la historia clínica ideal

Mi búsqueda empezó inmediatamente me gradué de cardióloga, sentí que necesitaba manejar las historias de mis pacientes de forma ágil, constaté de inmediato que el sistema antiguo de archivos y carpetas no eran una práctica deseable puesto que generaba varios problemas de costo y efectividad, por no hablar de muchas cosas más que dan para escribir otro post completo.

En mi investigación por conseguir un programa de gestión de consultorio que se aproximara a lo que era mi trabajo de atención médica con pacientes vi varios tipos, de descarga gratis y de pago, algunos hospitalarios con suites completas y otros por especialidades, unos de gran complejidad y otros mucho más simples, e incluso algunos con muy pocas prestaciones.

Un día me topé con otro médico quien era programador y estaba desarrollando un software adaptado a las necesidades reales de un facultativo. Con el desarrollador,Dr. Felice Ferri, tuve muchas conversaciones sobre el producto, quedé impresionada por su manejo y después de años buscando decidí adquirirlo. La experiencia lleva más de una década y el programa llamado MediOffice ha mostrado ser robusto y resolver las necesidades reales que tenía en mi consulta.

Modestamente creo que tuve buen ojo puesto que luego terminó convirtiéndose en un producto estelar que lo llevó a ser el primer software de historia clínica avalado por Microsoft.

Ahora mis razones:

¿Qué necesito de una historia clínica electrónica (HCE) ?

La tecnología emergente no ha cambiado la historia clínica pero si nuestros estándares de atención, que con ella van haciéndose más elevados. Los puntos importantes que encontré que podía cubrir con este tipo de software para mi trabajo son ventajas importantes a considerar en la gestión clínica puesto que mejoran el flujo de trabajo de los profesionales médicos y nos permite ofrecer el acceso a una atención destacada que se ha vuelto una necesidad social:

Ahorro de tiempo del médico en la atención de consulta

Creo que una de las cosas que más ocupa el tiempo del profesional de la medicina es la redacción y entrega de informes clínicos, una actividad repetitiva que puede optimizarse y reducirse en mucho. El programa de historia clínica me permite elaborar informes, constancias, solicitudes y cualquier otro documento en Microsoft Word haciendo un llenado automático de varios campos preconfigurados (Nombre, edad, dirección, diagnóstico, etc). Podía en segundos abrir otros informes del paciente e incluso usarlos para rehacer informes nuevos sin tener que escribir toda la información.

Con ello he dispuesto de decenas de plantillas que trae el programa y cuando lo he deseado podía hacerlas yo misma muy fácilmente de modo de tener documentos personalizados por mí de acuerdo a mi especialidad, por tipo de exámenes, por tipo de pacientes, a otros especialistas de referencia, etc. Así en una consulta el paciente se iba con toda la papelería necesaria llena y no tenía que regresar a buscar luego informes o algún otro papel y yo me quedaba sin esos pendientes.

Plasticidad para su uso por varias especialidades en salud

Lo maravilloso de entender las necesidades de la medicina y como se usa como herramienta la historia clínica es que con ese conocimiento médico se pudo desarrollar de modo amigable !un programa que se adapta a cualquier especialidad médica!

Expediente clínico electrónico
Historia Electrónica ajustada a cualquier especialidad

Los usos que le demos al expediente clínico son personalizados por nosotros mismos y en poco tiempo tenemos una base importante de documentos, plantillas, recetas médicas, diagramas, hojas de controles y otros archivos que sirvan a nuestra profesión.

Confidencialidad de los datos del paciente

El sistema me ha permitido estar en red con mi asistente quien carga los datos de identificación del paciente y le toma la foto sin poder acceder a otros campos de la historia electrónica que sólo el médico puede ver gracias a claves que otorgan privilegios diferentes en resguardo siempre de la confidencialidad de la información y el secreto médico.

Mejora el flujo de trabajo de la consulta médica

Usando MediOffice mi asistente agenda citas en la plataforma virtual de modo veloz, llena datos numéricos y otros que de otro modo restarían tiempo en la actividad de consulta. De esta forma el médico puede disponer instantáneamente de un listado de los pacientes del día, así como los de los días venideros, lo que permite administrar mejor mi tiempo y la atención de ellos y sus familiares.

Historia clínica amigable
Inclusión fácil de archivos. Por ejemplo electrocardiogramas, radiografías, etc.

La codificación de los diagnósticos es una herramienta de apoyo para la investigación y el uso del sistema de recetas con vademecum una herramienta de alto valor para la indicación de tratamientos.

Usabilidad destacada del programa

Con otros programas encontraba una lucha entre lo que yo quería en mi consulta y sistemas con una infinidad de ventanas con datos que llenar, registros que no siempre eran muy pertinentes, casillas por demás abundantes donde podía fácilmente perderme. Al conocer MediOffice me encontré con una aplicación destacada en usabilidad ya que es hecha por un médico para otros médicos, lo que significa que entiende mis necesidades en la consulta brindándome con ello un programa de expediente clínico realmente intuitivo.

Vídeos de entrenamiento
Videos de ayuda al usuario

Optimización del espacio físico en la consulta

Con mi historia electrónica ¡No necesito tener archivadores de papel!

Como cardióloga uno de los problemas de la consulta es el almacenamiento de las hojas de electrocardiograma y el orden estricto en el que debía estar tal información que en los consultorios de otros colegas engordaban grandes cajones de archivadores para los que a veces necesitaban disponer incluso de habitaciones completas.

Con MediOffice puedo tener la información de mis pacientes almacenada en archivos en mi ordenador por fecha así que me compré un electrocardiógrafo digital que emitía los electrocardiogramas como PDF y los guardaba sin necesidad de imprimir a menos que el paciente se lo llevara en algún informe. Las radiografías eran fotografiadas y almacenadas, los ecocardiogramas pasaban del equipo de eco a mi ordenador, igual que holters y pruebas de esfuerzo, TODO iba en digital al expediente clínico electrónico pudiendo ver la evolución de su caso en imágenes. Igualmente estaban allí los informes de otros especialistas que escaneaba mi asistente de modo que toda la información siempre estaba disponible para mí o para mi paciente quien nunca me dejaba sus originales siendo realmente dueño de su información.

Electrocardiograma
Ahorro de espacio almacenando exámenes en el ordenador, ejemplo de un electrocardiograma

El espacio físico del local de consulta se usaba sólo para atender pacientes y nunca para papeles innecesarios (eso sin contar que también tenía la administración y facturación en un programa electrónico). Fui la primera cardióloga en digitalizar la totalidad de su trabajo en mi centro de trabajo.

Portabilidad y respaldo de la información

El sistema me recuerda constantemente hacer respaldos. Con un clic puedo hacer archivos de respaldo de toda la información y tenerlo en sitios como el ordenador de casa donde he podido acceder con mi clave a los registros cuando algún paciente me llamaba. Recuerdo haber enviado informes clínicos en pocos minutos a otras provincias y países cuando alguno de mis pacientes requería atención urgente durante algún viaje.

De esto haré tal vez algún post contando una de mis anécdotas al respecto donde MediOffice me dejó por encima de muchas expectativas.

Respaldo en todo momento
Tenga su información respaldada al momento

App de historia clínica electrónica para móviles

Historia clínica en el teléfono móvil
Sus Historias clínicas siempre con usted

Para nadie es un secreto que el teléfono móvil se ha convertido en una inseparable herramienta de trabajo para todas las profesiones. MediOffice es una de las primeras historias clínicas en contar con una app para móviles asociada a su programa MediOffice para ordenador de escritorio.

Al usar la versión móvil vemos que resulta muy rápida y realmente intuitiva, es notorio que se ha cuidado mucho la usabilidad por parte del médico consultante, en ella llevamos muy bien protegida la información digital de nuestros expedientes clínicos garantizando portabilidad y rápido acceso a los registros así como al tratamiento, inmediatez de respuesta, comunicación con el paciente vía telefónica o por correo electrónico y cumplimiento de los estándares de seguridad en la protección de sus datos.

Además, allí podrá revisar vía online su agenda de citas médicas en sus diferentes turnos, ver los pacientes citados para alguna fecha o aquellos que tiene en espera por ser atendidos ese mismo día.

A continuación algunas imágenes de la App:

Imágenes de la aplicación de historia electrónica para teléfonos móviles

Corto período de aprendizaje

El hecho de que el programa sea adaptado al uso real del médico de consulta hace que en poco tiempo sabremos usarlo con nivel experto. El programa trae algunos cortos vídeos que se aseguran que aprendas emplearlo prácticamente desde que lo instalas colocándote metas que deberán cumplir, toman muy poco tiempo, son un tesoro.

Aprende a usar la historia rápidamente
Aprende a usar la historia rápidamente

Relación médico paciente dedicada con más tiempo

Hay quienes piensan que tener una historia electrónica te quita la relación personal con el paciente porque tienes que ver al monitor, esto es FALSO, así en mayúsculas para que se entienda. El tener más tiempo me permitía oír más a mi paciente y la facilidad de manejo del programa me permitían tiempo para verlo y entenderlo por lo que nunca se generó la frialdad de una máquina de por medio.

Recetas médicas ágiles y almacenadas por fechas

El sistema cuenta con un sistema de recetas para el tratamiento de pacientes con Vademécum de varios países que me permiten indicar rápidamente medicamentos en diferentes presentaciones y posologías, y tener almacenados estos por las fechas en los que los indiqué. En la siguiente consulta actualizar una receta era cuestión de pocos minutos.

Soporte técnico rápido en caso de problemas

Quien trabaje con ordenadores y nunca haya tenido problemas probablemente lo compró ayer … Así de simple.

El uso de ordenadores y software no nos exime de necesidades como entrenamientos, optimización de archivos, instalación de actualizaciones, etc. En MediOffice este tipo de soporte ha sido estudiado por años y optimizados al punto de ser muy ágiles, la mayoría de los usuarios quienes conocí que lo empleaban en poco tiempo eran independientes de asesorías y si por algún motivo la requerían se comunicaban rápidamente vía web obteniendo soporte remoto en tiempo real con resultados satisfactorios sin importar el país de procedencia.

Facilita la interacción con tus pares

El programa se hizo muy exitoso en mi comunidad, yo no era la única que lo había descubierto y el boca a boca debido a la buena experiencia hizo que se extendiera rápido entre los médicos así que se creó una comunidad de usuarios para la que se desarrolló un módulo que permite intercambiar información como por ejemplo listado de médicos por ciertas especialidades con dirección, etc, para realizar interconsultas.

Su popularidad es tal que hay hospitales privados donde se contrató para varios consultorios (actualmente hay una versión que soporta hasta 250 ordenadores) y todos podían interactuar bajo esta plataforma en pro de favorecer el flujo de trabajo con el paciente.

Optimización del tiempo del personal sanitario

El personal de mis colegas que trabajaban sin un software de gestión de consulta invertía un tiempo no despreciable buscando historias e informes, yo tardaba lo que se demoraban mis dedos en teclear el número de identidad de mi paciente o su nombre en MediOffice. Algunos debían contratar una segunda asistente, yo estaba sobrada con únicamente una asistente que se dedicaba a atender las necesidades del paciente y no a hurgar viejos archivos.

Plantillas de informes
Cuente con múltiples plantillas de informes preconfigurados

Sin duda el usar un programa de historia clínica electrónica (HCE) debe formar parte de tus herramientas fundamentales para llegar al éxito en tu profesión en los tiempos que vivimos.

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